Vom ersten Produkt bis zum sauberen Abschluss.
Diese Anleitung folgt dem tatsächlichen Ablauf in strichfrei. Sie eignet sich zum Einrichten, als Nachschlagewerk für den Alltag und für die Übergabe an neue Verantwortliche.
Schnellstart
Die Grundstruktur steht in wenigen Schritten: Zugang, Organisation, Sortiment, Mitglieder. Danach kann der Alltag beginnen.
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Account anlegen
Registrieren, E-Mail-Adresse bestätigen und anmelden.
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Organisation erstellen
Im Dashboard auf „Organisation anlegen“ tippen, den Namen eingeben und dem Auftragsverarbeitungsvertrag zustimmen; das URL-Kürzel entsteht automatisch. Die Organisation ist der gemeinsame Raum für Mitglieder, Produkte und Buchungen.
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Erste Produkte hinzufügen
Im Verwaltungsbereich Produkte, Einheiten und Preise hinterlegen. Das kann zunächst klein starten und später erweitert werden.
- 4
Mitglieder einladen
Einen Einladungslink erstellen, an die Gruppe weitergeben und die ersten Rollen zuordnen.
Mitglieder und Rollen
Jede Person bekommt genau den Zugriff, den sie für ihre Aufgabe braucht. Das hält den Alltag einfach und die Verwaltung sauber.
- 1
Einladungslink erstellen
Einladungen können offen bleiben oder zeitlich und mengenmäßig begrenzt werden.
- 2
Rolle zuweisen
Admin verwaltet alles. Kassierer arbeitet mit Salden, Zahlungen, Exporten und Statistiken. Bestandsmanager kümmert sich um den Bestand. Mitglieder buchen ihre Produkte.
- 3
PIN für den Kiosk setzen
Mitglieder legen ihre persönliche PIN im Profil fest. Admins können eine PIN bei Bedarf zurücksetzen.
- 4
Sammelkonten anlegen
Für Sitzung, Einsatz oder Veranstaltungen ein Mitglied ohne Account anlegen, bei Bedarf mit Ablaufdatum. Mehrere Personen buchen dann gemeinsam darauf.
- 5
Konten begleiten
Mitglieder sehen ihr eigenes Konto. Berechtigte Rollen können Salden prüfen, Zahlungen dokumentieren und gemeinsame Kosten verteilen.
Produkte und Bestand
Produkte werden einmal verständlich angelegt. Daraus entsteht das Sortiment für Kiosk, Tresen, Mitglieder-App und Auswertungen.
- 1
Produkt und Einheit anlegen
Name, Einheit und Preis festlegen, etwa ein Getränk in 0,33 l und 0,5 l oder ein Snack als Stück.
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Kategorien strukturieren
Kategorien wie Bier, Softdrinks oder Verpflegung ordnen das Sortiment und helfen bei der Übersicht.
- 3
Gebinde hinterlegen
Eine Einheit als Gebinde markieren und angeben, woraus sie besteht, zum Beispiel eine Kiste mit 24 × Flasche zu 36 €. Der Preis je Flasche wird daraus berechnet. Das sorgt für richtige Mengen in Bestand und Gebinde-Runden.
- 4
In Litern oder Kilogramm zählen
Wird ein Produkt in Teilmengen verbraucht, etwa 120 ml Cola im Longdrink, stellst du es im Produktdialog unter „Menge und Bestand“ auf ml oder g um. Bestand und Inventur gibst du dann in Litern bzw. Kilogramm ein.
- 5
Jugendschutz einstellen
Für Produkte mit Altersgrenze die passende Freigabe wählen. Mitglieder müssen ihr Alter hinterlegen, bevor sie diese Produkte buchen.
Kiosk und Tresen
Ein Gerät kann je nach Situation selbstständige Buchungen ermöglichen oder als Arbeitsoberfläche am Tresen dienen.
- 1
Kiosk starten
strichfrei auf dem Tablet öffnen und den Kiosk-Modus der Organisation aktivieren.
- 2
Per PIN buchen
Mitglied auswählen, persönliche PIN eingeben, Produkt antippen und bestätigen. Ein eigenes Smartphone ist dafür nicht nötig.
- 3
Bei Bedarf zum Tresen wechseln
Im Tresen-Modus führt eine verantwortliche Person die Buchungen durch und kann Zahlungen direkt erfassen. Sortiment, Konten und Bestand bleiben identisch.
- 4
Bei Verbindungsproblemen weiterarbeiten
Der Kiosk hält verfügbare Daten lokal vor und stellt ausstehende Buchungen wieder zu, sobald die Verbindung zurück ist. Der Offline-Status bleibt sichtbar.
Runden und Ranglisten
Runden machen gemeinsame Abende unkompliziert: Eine Person gibt aus, die anderen beanspruchen selbst.
- 1
Runde anlegen
Produkt oder Kategorie, Anzahl pro Person und Laufzeit festlegen.
- 2
Beanspruchung zulassen
Mitglieder sehen die aktive Runde und wählen ihr Getränk selbst. Nur tatsächliche Beanspruchungen werden berücksichtigt. Das Gastkonto kann Runden ausgeben, aber nicht beanspruchen.
- 3
Gebinde ausgeben
Für einen ganzen Kasten nutzt strichfrei die hinterlegte Gebindegröße: Jede Beanspruchung bucht eine Flasche aus dem Bestand, die verfügbare Menge bleibt im Blick.
- 4
Gratisgetränk nach dem Einsatz
Ein Sammelkonto wie „Einsatz“ anlegen (Mitglied ohne Account, per PIN gesichert) und darüber nach dem Einsatz eine Runde mit einem Getränk pro Person und passender Laufzeit ausgeben. Die Kosten stehen dann gesammelt auf diesem Konto.
- 5
Automatisch schließen
Nach Ablauf endet die Runde selbst. Der Sponsor kann sie vorher manuell schließen; der Verlauf bleibt sichtbar.
Gastkonten
Für Übungen, Veranstaltungen oder externe Gruppen werden Buchungen nicht in persönliche Mitgliedskonten gemischt.
- 1
Zweck festlegen
Ein Gastkonto klar benennen, zum Beispiel nach Übung oder Veranstaltung.
- 2
Zeitraum bestimmen
Das Konto für den gewünschten Zeitraum aktivieren und nach dem Anlass wieder schließen.
- 3
Ausgaben zuordnen
Produkte wie gewohnt über das Gastkonto buchen. Der Bestand wird dabei weiterhin fortgeschrieben.
- 4
Separat prüfen
Den Verlauf und den Betrag nach dem Anlass getrennt auswerten und abrechnen.
Abrechnung und Export
Am Ende ist nicht nur der Saldo da, sondern auch der Weg dorthin: jede Bewegung bleibt im Verlauf nachvollziehbar.
- 1
Salden und Verlauf prüfen
Im Admin-Bereich nach Mitglied oder Zeitraum filtern und Buchungen, Zahlungen sowie Runden nachvollziehen.
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Zahlungen und Umlagen erfassen
Ausgleiche dokumentieren oder gemeinsame Kosten auf mehrere Mitglieder verteilen.
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Unterlagen erzeugen
Mitgliederlisten, Kontoauszüge, Monatsberichte, Mahnlisten und Bestelllisten als PDF, CSV oder XLSX bereitstellen.
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Wiederkehrendes automatisieren
Mahnungen, Monatsberichte und Bestelllisten lassen sich für regelmäßige Termine vorbereiten.
Kurz beantwortet.
Braucht jedes Mitglied ein Smartphone?
Nein. Am Kiosk reichen Auswahl und persönliche PIN. Der persönliche Bereich ist ein zusätzlicher Weg für Mitglieder, die selbst buchen oder ihren Saldo prüfen möchten.
Welche Rollen gibt es?
Admin, Kassierer, Bestandsmanager und Mitglied. Die Rollen unterscheiden sich nach Verwaltungs-, Finanz- und Bestandszugriff.
Was passiert bei einer unterbrochenen Verbindung?
Der Kiosk zeigt den Offline-Status an und verarbeitet verfügbare Daten lokal weiter. Ausstehende Buchungen werden wieder synchronisiert, sobald die Verbindung zurück ist.
Wie gleichen Mitglieder ihren Betrag aus?
Die Organisation kann Zahlungen dokumentieren und je nach Einrichtung einen SEPA-QR-Code oder PayPal-Link für den Ausgleich bereitstellen.
Kann ich nur einen Artikel aus einer Bestellung stornieren?
Ja. Bei Bestellungen mit mehreren Einheiten wählst du beim Stornieren gezielt Positionen und Mengen aus — in der App ebenso wie am Kiosk und Tresen. Der übrige Teil bleibt als normale Bestellung bestehen, Verlauf und Auswertungen zeigen den Zusammenhang nachvollziehbar an. Es gelten dieselben Regeln wie beim Stornieren einer ganzen Bestellung: Mitglieder, Kiosk und Tresen innerhalb der eingestellten Stornofrist, Admins und Kassierer jederzeit.
Was sind Sonderpreise?
Preise, die vom Normalpreis abweichen — nach Uhrzeit (Happy Hour), nach Konto (Mitglieder, Gäste, Gruppen, unter 18) oder nach Menge („10 für 8“). Admins legen sie unter Konfiguration → Sonderpreise an, Vorlagen helfen beim Start. Beim Bestellen sieht man den Preis samt Etikett schon vorher; gebucht wird immer der Preis, den der Server zum Zeitpunkt der Buchung berechnet. Ohne aktiven Sonderpreis gelten die Preise der Getränkeliste.
Welcher Sonderpreis gilt, wenn mehrere passen?
Der günstigste. Wer will, markiert einen Sonderpreis als „mit anderen Regeln kombinieren“ — er wirkt dann zusätzlich zum günstigsten (z. B. Gastaufschlag auf die Happy Hour), mehrere Prozentwerte werden nacheinander gerechnet. Ein Aufschlag wirkt immer zusätzlich. Im Simulator siehst du für jedes Konto den Rechenweg.
Gelten Sonderpreise auch für Runden, Gebinde und Vorbestellungen?
Das stellst du je Sonderpreis ein („Gilt auch für“). Es zählt der Zeitpunkt der Buchung: Bei einer Runde wird jeder Anspruch zu seiner Zeit gebucht, ein Gebinde (z. B. eine Kiste) beim Rundenstart, eine Vorbestellung beim Bestellen. Einzelbestellungen gelten immer.
Was passiert mit dem Preis, wenn ich einen Teil einer Bestellung storniere?
Der Rest wird behandelt, als hättest du nur diese Menge bestellt — mit den Sonderpreisen, die bei der Bestellung galten. Bei „10 für 8“ kostet der Rest nach 2 stornierten Stück also weiter den vollen Preis (Storno 0,00 €). Der Rest wird nie teurer als vorher. Der Dialog zeigt Storno- und Restbetrag vor dem Bestätigen.
Was kann ich tun, wenn ich eine Buchung nicht mehr selbst stornieren kann?
Dann meldest du sie direkt am Eintrag im Verlauf („Melden“) — in der App ebenso wie am Kiosk und Tresen. Die Admins prüfen und stornieren, auf Wunsch auch nur einzelne Positionen. Unter „Meine Anfragen“ siehst du, wer sich darum kümmert, und kannst im Verlauf mit den Admins schreiben. Solange du die Bestellung selbst stornieren kannst, gibt es den Melden-Weg nicht.
Wie erreichen Mitglieder die Admins, und wer kümmert sich?
Über „Meine Anfragen“ in der App: Fragen, Fehler oder Ideen senden, Zahlungsanfragen und Fehlbuchungs-Meldungen stehen in derselben Liste. Alle Admins und Kassierer sehen die Anfragen in einer gemeinsamen Inbox; wer eine Anfrage übernimmt, wird angezeigt — so kümmern sich nie zwei um dasselbe. Mitglieder sehen Status, Bearbeiter und Antworten und werden bei Neuigkeiten benachrichtigt.
Ihr findet euren konkreten Fall nicht in der Anleitung?
Schreibt uns kurz, wie ihr eure Organisation organisiert. Wir helfen beim passenden Einstieg.